什么是过程文档:7个关键好处

过程文档的定义是什么?

流程文档是一种内部捕获适当执行组织内业务流程所需的所有信息的方法。这是一项连续的活动,必须在构建过程中进行,以确保提供所需的结果。

流程文档创建一个流程文档:正确执行过程所需的每项要求的详细说明。您应该包括所有相关信息,以使文档易于理解和执行。

如果我已经有一个流程模型,为什么还需要流程文档?

简而言之,过程模型是关于“什么”,而流程文档解释了“如何”和“为什么”。

过程模型是业务流程及其执行的图形表示。它不包含精确的细节,例如所有权或步骤中的责任,或者预期该过程中的每个步骤。可以在过程文档中添加此详细信息。

例如,过程模型中的一步是“创建购买请求”,这是对任务的简单描述。在流程文档中,有一个更详细的描述,例如定义交货日期,交付信息和产品规格。

流程文档1.JPG

为什么我需要记录过程?

流程文件可作为您业务的路线图。当您创建新的流程或想改进现有流程时,流程文档是如何建立和执行它们的最佳实践指南。

流程文档中的详细信息可以帮助用户了解诸如意图之类的细微差别,或者为什么先前修改了过程。在证明您的组织满足特定的监管要求时,这可能特别有用。

流程文档的原因包括:

  • 提高一致性- 可重复的过程不必每次重新设计,并且始终使用相同的逻辑创建
  • 提供清晰度- 通过指定完成过程,负责以及如何执行任务所需的确切任务来减少操作歧义
  • 知识存储库- 如果员工离开,他们经常与他们一起学习过程知识。流程文档意味着每个人都可以访问此重要信息
  • 训练- 流程文档可以作为最佳实践指南,因此对于新员工来说是一个很好的教育工具
  • 启用过程改进- 检查过程文档中的细节可以突出显示可以提高效率的瓶颈和区域

开始在Bizagi Modeler中记录您的流程。

流程文档有什么好处?

流程文档提供了一些好处,反过来可以帮助提高员工满意度和客户满意度。

  • 提高过程效率- 检查过程以确保它们以最有效的方式进行
  • 提高整体质量- 记录每个步骤都可以使改进领域曝光
  • 降低成本- 改进的流程将节省资金,这要归功于较少的构建时间和整体流程的改进
  • 节省开发时间- 一种创建流程的标准化方法使设置新流程更快
  • 消除缺陷- 记录该过程使您可以找到缺陷并​​纠正它们
  • 单点- 用一个真理的内部消除任何疑问
  • 确保合规性- 准确指定如何执行任务有助于满足法规

我如何确保高质量的流程文档?

在记录过程时,重要的是要在彻底和详细的情况下取得平衡,但也清晰清晰。这意味着您应该确保不要忽略任何重要的信息,而不包含不必要或偏离主题的信息。

请记住,您正在为谁编写流程文档,并想象您正在自己完成任务,并考虑发现哪些信息会有所帮助。这可能包括更复杂的方面的屏幕截图,这些方面很难单独解释。

包括任务的目的或动力也是有益的,因为这解释了为什么要执行任务。这样,当进行过程改进时,用户可以看到为什么首先以这种方式对该过程进行建模。还请记住,过程文档不是一次性活动。每当更新过程时,也应更新文档。

流程文档工具通常提供模板或易于遵循的步骤,这将使您的文档保持一致,确保质量良好,并保持简单易懂的格式化。

我需要一个工具来流程文档吗?

流程文档软件提供了一种有效的方法来数字捕获正确执行业务流程所需的所有其他详细信息。使用软件意味着您可以利用直观的功能,并确保每个步骤都具有适当的文档。

Bizagi允许您直接在流程模型中记录过程。完成后,您可以将文档发布到安全的Bizagi Process库以及所有业务流程以及单个操作真相或各种格式的所有业务流程。

如何记录我已经构建的流程模型?

在构建过程时,最好记录您的流程。在Bizagi中,在过程建模期间,您可以记录过程,并在过程级别上包含信息以及图中元素级别的详细信息。

完成过程图和文档完成后,您可以以首选格式发布文档。

流程文档2.JPG

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